Personvern og vilkår – Personvern

• Vi lagrer det som trengs for å føre timer og kjøring og lage timelisten.
• Fødselsnummeret ditt er valgfritt, lagres kryptert og brukes bare i timelisten du laster ned, og i klubbens lønnseksport når admin velger å ta det med.
• Vi selger ikke opplysninger, og vi bruker dem ikke til reklame.
• Statistikken vår inneholder ikke navn, e-post, beløp eller klubbnavn. Du velger selv om vi får bruke informasjonskapsel.
• Opplysningene lagres i EU. Noen leverandører er amerikanske selskaper (se under).

Klubbtid leveres av Base 12 AS (org.nr. 930 002 615). Hvem som har ansvaret for opplysningene, kommer an på hvordan du bruker Klubbtid.

Når klubben din bruker Klubbtid

Da er klubben behandlingsansvarlig for opplysningene om deg som medlem: timer, kjøring, kontonummer, adresse, skattekommune og fødselsnummer. Klubben bestemmer hva opplysningene skal brukes til, for eksempel lønn og godtgjørelse. Base 12 AS er databehandler for klubben og følger klubbens instrukser i databehandleravtalen.

Det Base 12 AS har ansvaret for selv

Base 12 AS er behandlingsansvarlig for:

• brukerkontoen din og innloggingen (e-post, navn, passkeys)
• Klubbtid Solo, der du fører timer for en klubb som ikke bruker Klubbtid. Bare du ser de opplysningene.
• abonnement og fakturering (fakturamottaker, organisasjonsnummer, fakturaer)
• statistikk over hvordan Klubbtid brukes

Konto og innlogging

• Navn og e-postadresse.
• Innloggingskoder på e-post. De lagres ikke i klartekst (bare som hash), og slutter å virke etter 10 minutter.
• Passkeys (Face ID, fingeravtrykk) hvis du legger dem til: en offentlig nøkkel og navnet på enheten. Selve fingeravtrykket eller ansiktet ditt forlater aldri telefonen.
• Innloggingsøkter, med IP-adresse og nettleser, så vi kan holde deg innlogget og se misbruk.
• Påminnelser før fristen og samlet e-post om timelistene til admin, når klubben bruker det. Vi lagrer når hver e-post er sendt, så du ikke får den to ganger, og om du har meldt deg av. Du kan melde deg av med lenken i e-posten eller i profilen.
• Når du godtok vilkårene, og hvilken versjon.

Profil

• Kontonummer, adresse, postnummer og poststed, skattekommune og fødselsnummer.
• Det er frivillig å legge inn dette i Klubbtid, men klubben din kan kreve noe av det før du kan levere timelisten (kontonummer er krevd som standard). Det fylles inn i timelisten du eksporterer, og i klubbens eksport av godkjente timelister, fordi klubben trenger det for å betale deg.

Timer og kjøring

• Timelister per måned med status (for eksempel levert eller godkjent).
• Økter: dato, tid fra–til eller antall, aktivitet, sats, om du var hovedtrener, og kommentar.
• Kjøring: dato, strekning, formål, antall km, passasjerer, tillegg, bom og parkering, og sats.
• Navn på passasjerer, når du fører dem. Klubben kan kreve navnene som dokumentasjon for passasjertillegget. Navnene vises bare for deg og klubbens admin, og forslagene når du skriver bygger bare på dine egne kjøringer, ikke på andres.
• Kommentarer fra klubbens admin, for eksempel når en timeliste sendes tilbake.

Klubben

• Hvilke klubber du er med i, og om du er admin.
• Invitasjoner (e-postadressen som er invitert) og forespørsler om å bli med.
• Klubbens navn, logo og innstillinger, og hvem som godtok vilkårene og databehandleravtalen på vegne av klubben.

Abonnement og faktura

• Navn, organisasjonsnummer og e-post til fakturamottakeren, og om fakturaen skal sendes som EHF.
• Fakturaer: periode, beløp og status.

Postnummerregisteret vi bruker for å foreslå poststed og skattekommune, inneholder ikke opplysninger om personer.

Klubber som betaler lønn eller honorar, må kunne identifisere den de betaler til, blant annet i a-meldingen. Derfor har timelistemalen fra Norges idrettsforbund et felt for fødselsnummer.

• Det er frivillig å legge inn fødselsnummer i Klubbtid, men klubben din kan kreve det før du kan levere timelisten. Bruker du Klubbtid Solo, kan du også skrive det inn i Excel-filen selv.
• Det krypteres (AES-256-GCM) før det lagres i databasen. Det dekrypteres bare når du selv viser det i profilen eller laster ned timelisten din, og når en admin i klubben laster ned de godkjente timelistene til lønn og velger å ta med fødselsnummer.
• Det brukes bare i timelisten du eksporterer og i klubbens lønnseksport, og til ingenting annet.
• I Klubbtid er det bare du som kan se det. Klubben får det i filene, ikke i appen. Hver gang en admin tar det med i en eksport, lagrer vi hvem og når.

Personvernforordningen (GDPR) krever et grunnlag for alt vi gjør med opplysningene dine.

• Konto, innlogging og Klubbtid Solo: for å levere tjenesten du har bedt om (avtale, art. 6 nr. 1 bokstav b).
• Abonnement og faktura: avtalen med klubben, og plikten til å oppbevare regnskap etter bokføringsloven (rettslig forpliktelse, art. 6 nr. 1 bokstav c).
• Statistikk med informasjonskapsel: samtykket ditt (art. 6 nr. 1 bokstav a). Du kan trekke det når du vil.
• Begrenset statistikk uten informasjonskapsel: vår berettigede interesse i å se om tjenesten fungerer og hva vi bør forbedre (art. 6 nr. 1 bokstav f). Den gir oss ikke mulighet til å kjenne deg igjen.
• Klubbens opplysninger om medlemmer: klubben bestemmer grunnlaget, som behandlingsansvarlig.

Vi bruker PostHog for å forstå hvordan Klubbtid brukes. Dataene sendes til PostHogs servere i EU (eu.i.posthog.com). Ingenting sendes før du har tatt et valg.

• Avslå: Vi teller fortsatt besøk, men uten informasjonskapsler eller lagring i nettleseren. Besøk kjennes igjen med en kode som byttes ut jevnlig, så vi ikke kan følge deg over tid.
• Godta: PostHog kan lagre en statistikk-ID i nettleseren din, så vi kan se om folk kommer tilbake og hvordan bruken endrer seg over tid.

Hva som måles

• Hvilke sider som vises. Klubbens adresse fjernes fra lenken før den sendes.
• Noen få hendelser uten personopplysninger, for eksempel at en klubb ble opprettet, at en timeliste ble eksportert eller at en føring ble lagret.

Vi sender aldri navn, e-post, fødselsnummer, beløp eller klubbnavn. Vi tar ikke opp skjermen, samler ikke inn klikk automatisk, og følger deg ikke på andre nettsider. Vi lager ikke markedsføringsprofiler.

Informasjonskapsler

Disse er strengt nødvendige og krever ikke samtykke:

• Innloggingsøkten (Better Auth), så du forblir innlogget.
• Om sidemenyen i appen er åpen eller lukket.
• Valget ditt om statistikk (klubbtid_analytics_consent_v1), som huskes i 180 dager.

Du kan endre valget når du vil under «Personverninnstillinger» nederst på siden eller i menyen i appen.

• Klubben din: Admin i klubben ser timelistene du fører i klubben. I Klubbtid Solo er det bare du som ser dem.
• Base 12 AS: Vi ser på opplysningene bare når det trengs for å drive tjenesten, rette feil eller hjelpe deg eller klubben.
• Leverandører: Vi bruker disse underleverandørene. De får bare det de trenger for jobben sin, og har avtale med oss.

Vi gir ikke opplysninger til andre, med mindre loven krever det.

• Konto og profil: så lenge du har konto. Sletter du kontoen, slettes innloggingen, e-postadressen og profilen med en gang.
• Timelister i en klubb: så lenge klubben bruker Klubbtid. Klubben bestemmer hvor lenge, og leverte timelister beholdes med navnet ditt også om du slutter eller sletter kontoen, fordi klubben må oppbevare lønnsgrunnlaget for regnskapet. Utkast som ikke er levert, slettes med kontoen. Avslutter klubben, slettes alt 90 dager etter.
• Klubbtid Solo: så lenge du har konto.
• Fakturaer: i 5 år etter bokføringsloven.
• Innloggingskoder: slutter å virke etter 10 minutter.
• Innloggingsøkter: 30 dager etter at du sist var innom.
• Statistikk: etter PostHogs innstillinger for oppbevaring.

• All trafikk er kryptert (HTTPS).
• Fødselsnummer krypteres før det lagres.
• Innlogging uten passord, med kode på e-post eller passkey.
• Du ser bare data i klubber du er medlem av. Bare admin kan endre klubbens oppsett.
• Databasen ligger i EU.

Du har rett til å:

• få vite hva vi har lagret om deg (innsyn)
• få rettet feil
• få opplysninger slettet
• be om at vi begrenser bruken av dem
• få opplysningene dine utlevert i et vanlig format (dataportabilitet)
• protestere mot bruk som bygger på berettiget interesse
• trekke samtykket til statistikk når som helst

Mye kan du gjøre selv i profilen: rette opplysningene, laste ned alt vi har om deg (som en JSON-fil), og slette kontoen. Vil du noe annet, send en e-post til hei@base12.no. Vi svarer så raskt vi kan, og senest innen en måned.

Gjelder det opplysninger i en klubb, er det klubben som har ansvaret. Ta kontakt med klubben først. Vi hjelper klubben med å svare deg.

Spørsmål om personvern? Ta kontakt:

Mener du at vi ikke følger reglene, kan du klage til Datatilsynet (datatilsynet.no). Vi setter pris på om du snakker med oss først.